Informace o zpracování osobních údajů v souvislosti s provozováním aukční síně

Informace o zpracování osobních údajů v souvislosti s provozováním aukční síně

Vážení klienti,

dovolujeme si Vás v souladu s požadavky právních předpisů, zejména nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 z 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 94/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů; dále jen „GDPR“), informovat, jak naše společnost Obrazy v aukci, s.r.o., IČ: 24165620, se sídlem Korunní 972/75, 130 00 Praha 3 – Vinohrady, zapsaná v obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 184743, jakožto správce osobních údajů (dále také jen „Správce“), zpracovává Vaše osobní údaje a jaká v té souvislosti máte práva.

1. Základní pojmy

Rádi bychom Vás na úvod ve stručnosti informovali o některých základních pojmech, které jsou definovány v GDPR a se kterými pracuje i tato informace.

Osobními údaji jsou všechny (jakékoli) informace, které se týkají konkrétního identifikovaného nebo identifikovatelného člověka (fyzické osoby).

Subjektem údajů je konkrétní člověk, o jehož osobní údaje v daném případě jde.

Správcem osobních údajů je osoba, která určuje účel zpracování osobních údajů (tj. důvod, ke kterému jsou využívány) a prostředky, které jsou ke zpracování používány. Zpracováním může správce pověřit zpracovatele.

Zpracovatel osobních údajů je osoba, která byla správcem pověřena určitou činností, pro jejíž výkon je nezbytné zpracovávat osobní údaje (např. poskytovatel IT služeb).

Příjemcem osobních údajů je osoba, které byly osobní údaje poskytnuty. Mimo okruh zpracovatelů poskytuje správce, který údaji disponuje, údaje zpravidla jinému správci, který je oprávněný údaje zpracovávat pro své účely (např. zdravotní pojišťovna).

Zpracováním osobních údajů je činnost, kterou správce nebo zpracovatel provádí s osobními údaji (zpracováním je mimo jiné i pouhé uchovávání údajů).

2. Kontaktní údaje Správce

Naše společnost je správcem Vašich osobních údajů v souvislosti se systémem aukční síně provozovaným na internetových stránkách www.obrazyvaukci.cz, který se Vás týká na základě smlouvy, již jste s naší společností uzavřeli – a to buď (i) jako vlastník předmětu draženého v systému aukční síně, nebo (i) jako účastník systému aukční síně, oprávněný se účastnit jednotlivých aukcí.

V záležitostech, které se týkají Vašich osobních údajů, se na naši společnost můžete obracet prostřednictvím následujících kontaktních údajů:

  • e-mail: info@obrazyvaukci.cz
  • telefonní kontakt: 222 512 313
  • korespondenční adresa: Korunní 972/75, 130 00 Praha 3 – Vinohrady
  • datová schránka ID: 8ta5823

 

3. Rozsah, účely a právní základ zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme v rozsahu, který je nezbytný v souvislosti s provozováním systému aukční síně a který vychází zejména z právních předpisů týkajících se obchodování s kulturními památkami nebo předměty kulturní hodnoty či použitým zbožím v aukcích, tj. zejména:

  • zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ve znění pozdějších předpisů
  • zákona č. 26/2000 Sb., o veřejných dražbách, ve znění pozdějších předpisů
  • vyhláška č. č. 18/2014 Sb., o stanovení podmínek postupu při elektronické dražbě

Osobní údaje přitom shromažďujeme a zpracováváme pro následující účely:

  • plnění smluv uzavřených mezi Vámi a naší společností (komisionářské smlouvy o obstarání prodeje předmětu v aukci, smlouvy o užívání systému aukční síně nebo kupní smlouvy)
  • provedení opatření před uzavřením smlouvy na Vaši žádost
  • jiné účely vyplývající z plnění uzavřených smluv
  • plnění jiných právních povinností, zejména v oblasti obchodování s kulturními památkami nebo předměty kulturní hodnoty či použitým zbožím a dále v oblasti účetnictví a daní
  • oprávněné zájmy naší společnosti, (i) včetně ochrany majetku (pro tento účel naše společnost zejména provozuje ve své provozovně kamerový systém), dále (ii) určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků a (iii) přímého marketingu (přímý marketing naší společnosti spočívá zejména v zasílání obchodních sdělení, které se týkají aukcí provozovaných naší společností – např. upozornění na blížící se konec aukce, a to účastníkům systému aukční síně, prostřednictvím e-mailů nebo SMS zpráv; máte právo odmítnout přímý marketing – viz bod 8 níže)

Při zpracování osobních údajů neprovádíme automatizované rozhodování ani profilování.

4. Zdroje osobních údajů

Zpracováváme osobní údaje, které získáme:

  • přímo od Vás v souvislosti s plněním uzavřených smluv nebo zpracováním Vašich požadavků (včetně údajů, které získáme z dokladů, jež naší společnosti předložíte)
  • v souvislosti s plněním smluv z jiných zdrojů než od Vás, popřípadě z veřejných zdrojů

 

5. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Zpracováváme následující kategorie osobních údajů:

  • identifikační údaje – např. jméno, příjmení, rodné číslo, datum narození, místo narození, pohlaví, adresa trvalého nebo jiného pobytu, státní občanství, druh, číslo a doba platnosti průkazu totožnosti a dále stát, popřípadě orgán, který průkaz totožnosti vydal; u fyzických osob podnikajících také obchodní firma, či odlišující dodatek nebo další označení, sídlo a identifikační číslo
  • kontaktní údaje – např. telefonní číslo, e-mailová adresa, adresa pro doručování
  • další údaje, které jsou nezbytné (i) pro plnění smlouvy (včetně např. bankovního spojení), dále (ii) pro plnění právních povinností (např. podle zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, včetně údajů týkajících se politicky exponovaných osob ve smyslu tohoto zákona a údajů týkajících se osob, vůči kterým Česká republika uplatňuje mezinárodní sankce) nebo pro (iii) realizaci oprávněného zájmu

 

6. Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme po dobu nezbytně nutnou ke splnění příslušného účelu a v souladu se lhůtami stanovenými v příslušných právních předpisech (zejména lhůtami pro uchovávání údajů podle zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu), případně po dobu, kterou vyžaduje realizování příslušného oprávněného zájmu, který spočívá zejména v určení, výkonu nebo obhajobě právních nároků.

Záznamy z kamerového systému přitom uchováváme zpravidla maximálně 7 dnů, s výjimkou zaznamenaných incidentů, které je pro účely našeho oprávněného zájmu nezbytné uchovávat po delší dobu.

7. Kategorie příjemců osobních údajů

Osobní údaje poskytujeme v případech, kdy jsme k tomu povinni podle právních předpisů nebo to je z jiného důvodu potřeba, následujícím kategoriím příjemců:

  • orgány veřejné moci a veřejné instituce
  • zpracovatelé (v rámci činnosti, kterou pro naši společnost vykonávají, přičemž dbáme na to, aby ochrana Vašich osobních údajů byla zajištěna), včetně poskytovatelů systému pro vedení dokumentace v elektronické podobě a dalších IT služeb a poskytovatelů právních, účetních a daňových služeb

Nemáme zájem předávat Vaše osobní údaje do třetích zemí ani mezinárodním organizacím.

8. Poučení o právech subjektu údajů

Máte právo u naší společnosti, jakožto správce Vašich osobních údajů:

  • kdykoli odmítnout přímý marketing naší společnosti, včetně zasílání upozornění týkajících se aukcí (které naše společnost provozuje) a jiných obchodních sdělení
  • požadovat přístup k osobním údajům, které jsou o Vás zpracovávány, čímž se rozumí právo získat od naší společnosti potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům a k dalším informacím uvedeným v čl. 15 GDPR
  • požadovat opravu (případně aktualizaci) osobních údajů, které jsou o Vás zpracovávány, pokud jsou nepřesné; s přihlédnutím k účelům zpracování máte v odůvodněných případech také právo požadovat doplnění neúplných osobních údajů
  • požadovat výmaz osobních údajů za podmínek, které jsou upraveny v čl. 17 GDPR
  • požadovat omezení zpracování údajů za podmínek, které jsou upraveny v čl. 18 GDPR
  • získat osobní údaje, které se Vás týkají a které zpracováváme automatizovaně pro plnění smlouvy uzavřené s Vámi, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, přičemž máte také právo požadovat, aby naše společnost předala tyto údaje jinému správci, a to vše za podmínek upravených v čl. 20 GDPR
  • máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají, za podmínek upravených v čl. 21 GDPR, zejména pokud je zpracování prováděno pro účely oprávněného zájmu naší společnosti (pokud jde o přímý marketing – viz výše)

Přímý marketing naší společnosti (včetně zasílání upozornění týkajících se aukcí a jiných obchodních sdělení) můžete odmítnout jednoduše zasláním e-mailu na info@obrazyvaukci.cz.

Jinak můžete (výše uvedená) práva dle Vaší volby uplatňovat e-mailem, dopisem nebo datovou zprávou doručovanou do datové schránky, a to na příslušný kontaktní údaj naší společnosti uvedený v bodě 2 výše. Především vzhledem k tomu, že je nutné, abychom se mohli spolehnout, že žádost přichází skutečně od Vás, není možné, abyste svá práva uplatňovali telefonicky. Pokud obdržíme žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele, můžeme žadatele požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení jeho totožnosti.

Bez zbytečného odkladu poté, co obdržíme Vaše odmítnutí přímého marketingu naší společnosti, tento marketing ukončíme.

Pokud obdržíme Vaši žádost na uplatnění jiného práva, budeme Vás informovat o přijatých opatřeních (případně o důvodech nepřijetí opatření a o možnosti podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů a žádat o soudní ochranu) bez zbytečného odkladu, ale nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Lhůtu pro vyrozumění o přijatých opatřeních je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce (o prodloužení, spolu s důvody, Vás budeme informovat do jednoho měsíce od obdržení Vaší žádosti). Naše společnost není v určitých případech dle právních předpisů povinna Vaší žádosti zcela nebo zčásti vyhovět.

V případě, že se domníváte, že naše společnost zpracovává Vaše osobní údaje v rozporu s právními předpisy, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů. V zájmu co nejrychlejšího zjednání nápravy však doporučujeme se nejprve obrátit na naši společnost.